Tagungsplanung mit Marriott

Vorplanung

• Legen Sie den Zweck Ihres Meetings oder Ihrer Veranstaltung fest (Vorstandssitzung, Hochzeit etc.).
• Berücksichtigen Sie Aspekte wie die Teilnehmerzahl, das Geschlechterverhältnis, das Alter der Teilnehmer und etwaige spezielle Anforderungen.
• Legen Sie den Termin Ihrer Veranstaltung fest. Vermeiden Sie dabei Feiertage und Überschneidungen mit anderen Unternehmens- bzw. Branchenveranstaltungen.
• Planen Sie Ihre Veranstaltung frühzeitig, um sich den besten Veranstaltungsort sichern zu können.
• Sind die Termine bzw. Wochentage fix oder flexibel?
• Skizzieren Sie den groben Rahmen der einzelnen Sitzungen bzw. Aktivitäten, einschließlich erwartete Teilnehmerzahl, Sitzanordnung, benötigte Aufbauzeiten, Anfang und Ende sowie Anforderungen an Audio-/Videotechnik und Produktion.
• Bestimmen Sie die Verpflegungsanforderungen für die einzelnen Anlässe, einschließlich Speisen, Begrüßung und Pausen.
• Berücksichtigen Sie die Transportanforderungen (Flugzeug, Auto)
• Planen Sie Unterhaltungs-/Freizeitangebote, Gruppenaktivitäten und/oder Teamübungen.
• Erarbeiten Sie eine Zeitleiste für die Erstellung der Einladungen, die Veranstaltungswerbung, die Anmeldung und die Produktion der benötigten Unterlagen.
• Ernennen Sie einen Verantwortlichen für die Produktion von Namensschildern und die Koordination der schriftlichen Unterlagen.
• Kalkulieren Sie die Kosten für evtl. Sponsoren sowie die Auslagen der Teilnehmer.
• Buchen Sie die Redner für evtl. Vorträge. 

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Budgetplanung

• Bestimmen Sie, welche Kosten vom Träger der Veranstaltung und welche von den Teilnehmern getragen werden.
• Machen Sie eine Aufstellung der Ausgaben, gegliedert nach Funktionsbereichen der Veranstaltung wie Arbeitszeit, Marketingaufwendungen, Beförderungskosten, Unterkunft, Verpflegung, Unterhaltungs- und Freizeitangebot, Steuern und Trinkgelder, Servicegebühren, Audio-/Videotechnik und Produktionskosten.
• Planen Sie eine Notfallreserve für unerwartete Ausgaben ein.
• Vergessen Sie die Ausgaben für Lizenzen (Musik, schriftliches Material) und Versicherungen nicht.
• Ziehen Sie die Budgets ähnlicher Meetings oder Veranstaltungen zum Vergleich heran.
• Stellen Sie sicher, dass Mittel zur Bezahlung aller Lieferanten bereitgestellt werden. Richten Sie ein Konto für angefallene Veranstaltungsaufwendungen ein.
• Stimmen Sie das Format des Budgets mit der Buchhaltung Ihres Unternehmens ab, damit es mit den internen Rechnungslegungssystemen kompatibel ist.
• Lassen Sie sich sämtliche Aufwendungen, die über Ihr Budget hinausgehen, in Ihrem Unternehmen von entsprechender Seite schriftlich abzeichnen.

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Buchung

Auswahl des Zielortes/Veranstaltungsortes

• Überlegen Sie, ob mit der Veranstaltung bestimmte Ziele oder Anforderungen verbunden sind, die einen speziellen Zielort besonders empfehlenswert machen.
• Wählen Sie einen Zielort, der für Ihre Gäste bequem, schnell und kostengünstig zu erreichen ist, und einen Veranstaltungsort mit guter Verkehrsanbindung.
• Berücksichtigen Sie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens sowie bestehende Vereinbarungen mit Partner-Hotels und Partner-Airlines.
• Stellen Sie sicher, dass Sie über saisonale Hotelbelegungsraten, Übernachtungssteuern sowie aktuelle Änderungen in Angebot und Nachfrage, die Ihre Ausgaben beeinflussen könnten, informiert sind. Berücksichtigen Sie bei der Terminfestlegung größere Kongresse oder Festivals, die das Zimmer- und Serviceangebot während Ihrer Veranstaltungstermine beeinträchtigen könnten.
• Prüfen Sie die Flugverbindungen zu Ihrem Zielort - die meisten Teilnehmer bevorzugen Direktflüge.
• Berücksichtigen Sie Faktoren wie Wetter, Sicherheit, politisches/soziales Klima und Streiks, die die Teilnahme bzw. die Kosten der Veranstaltung beinflussen könnten.

Auswahl eines geeigneten Hotels

• Bestimmen Sie den Hoteltyp, der den Anforderungen Ihres Meetings oder Ihrer Veranstaltung am besten gerecht wird (Aiport-Hotel, Konferenz- und Tagungshotel, Resort, Konferenzzentrum oder All-Suite-Hotel).
• Bestimmen Sie Art und Anzahl der benötigten Zimmer (Einzel- bzw. Doppelzimmer, Suiten, speziell ausgestattete Business-Zimmer oder barrierefrei eingerichtete Zimmer).
• Bestimmen Sie Anzahl und Größe der benötigten Tagungsräume. Nutzen Sie dabei frühere Veranstaltungen als Orientierungsmaßstab.
• Wählen Sie ein Hotel, das über die von Ihnen benötigten Einrichtungen verfügt wie Gäste- und Tagungszimmer, Restaurants, Stadtbesichtungs- und Freizeitangebote.
• Denken Sie an den Komfort Ihrer Teilnehmer. Berücksichtigen Sie Hotelangebote, die den Aufenthalt für Ihre speziellen Gäste oder VIPs besonders angenehm gestalten.

Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) abschicken

Nach Abschluß der ersten Planungen erstellen Sie eine Angebotsanfrage. So erhält das Hotel einen schriftlichen Überblick über Ihren Bedarf. Die Ausarbeitung dieses Anforderungsprofils ist ein wichtiger Prozess, der Ihnen Klarheit über sämtliche Anforderungen verschafft. Listen Sie alle Anforderungen an den Veranstaltungsort detailliert auf. Hier zählen unter anderem:

• Wunschtermin und Alternativtermine (wenn vorhanden)
• Anzahl und Art der benötigten Zimmer
• Anzahl, Größe und Verwendungszweck der Tagungsräume und Zeiten, zu denen sie benötigt werden
• Ungefähre Preisvorstellung 
• Zeiten und Arten der Mahlzeiten und Pausen
• Platz für Exponate oder sonstige spezielle Veranstaltungen oder Aktivitäten
• Sonstige Informationen in Bezug auf zusätzliche Anforderungen

Besichtigung des Veranstaltungsortes

Kein Veranstaltungsort sieht im Prospekt so aus wie in Wirklichkeit. Und auch vom Service können Sie sich nur vor Ort wirklich ein Bild machen. Ist eine Vorabbesichtigung aus Zeit- oder Kostengründen nicht möglich, gibt es folgende Alternativen:

• Fragen Sie andere Personen, insbesondere Veranstaltungsplaner nach empfehlenswerten Veranstaltungsorten.
• Schauen Sie sich Veranstaltungsorte im Internet an oder fragen Sie im örtlichen Konferenz- und Besucherzentrum nach Unterlagen wie Veranstaltungsortbeschreibungen, Stadtplänen, Informationen zu Verkehrsmitteln etc.

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Catering

Treffen Sie eine kostenbewusste Wahl

• Überlegen Sie, ob es bei einer kleineren Gruppe zeit- und kostengünstiger sein könnte, in einem separaten Bereich des Restaurants zu speisen, anstatt ein eigenes Catering für die Veranstaltung zu ordern.
• Setzen Sie sich einen Zeitpunkt für die endgültige Bekanntgabe der Personenzahl. Normalerweise werden garantierte Zusagen 48 bis 72 Stunden vor der Veranstaltung gefordert.
• Legen Sie eine vertragliche "Reserve" fest. Hierbei handelt es sich um die Anzahl der Personen, für die über die garantierte Personenzahl hinaus Plätze eingedeckt werden. Sie schwankt zwischen 0 und 5%, der Branchendurchschnitt liegt bei 3%.
• Die Rechnung wird normalerweise für die garantierte oder für die tatsächliche Personenzahl erstellt, je nachdem welche höher ist.
• Erkundigen Sie sich im Voraus, welche Trinkgelder/Zuschläge bzw. Steuern auf den Preis erhoben werden, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
• Sparen Sie nicht an der Qualität. Wenn Ihr Budget jedoch eingeschränkt ist, reduzieren Sie unter Umständen die Anzahl der für Ihre Veranstaltung geplanten Mahlzeiten.
• Berücksichtigen Sie auch Blumen, Dekoration und ein Unterhaltungsprogramm. Ihr Hotel kann Ihnen hierzu Vorschläge unterbreiten.

Planung der Mahlzeiten

• Planen Sie bei Veranstaltungen mit Catering genug Zeit ein, damit die Teilnehmer/Gäste in Ruhe essen, mit Kollegen, Freunden oder Verwandten plaudern und alle eventuellen Vorträge und Feierlichkeiten genießen können.
• Grundsätzlich sollten Sie 30 bis 40 Minuten für ein Frühstück, 45 bis 60 Minuten für ein Mittagessen und 20 Minuten pro Gang für das Abendessen einplanen. Sehen Sie für Erfrischungspausen bei einer Teilnehmerzahl von bis zu 100 Personen mindestens 15 Minuten vor, bei bis zu 1.000 Personen 30 Minuten und bei mehr als 1.000 Personen 30 bis 45 Minuten.
• Für eine Pause am Vormittag planen Sie zwei Tassen Kaffee oder Tee pro Person und für eine Pause am Nachmittag eine Tasse Kaffee/Tee oder ein Erfrischungsgetränk pro Person.
• Für das Mittagessen empfiehlt sich eventuell ein Buffet. Buffets bieten eine größere Vielfalt und sind zeitsparender.
• Bei formelleren Veranstaltungen oder für VIPs sollten Sie unter Umständen einen Kellner pro Tisch vorsehen.
• Bei Cocktailempfängen sollten Sie immer auf ein vielfältiges Speisenangebot achten. Das Essen sollte gesund, appetitlich und optisch ansprechend sein.
• Pro 75 bis 100 Personen benötigen Sie einen Barkeeper.
• Bieten Sie neben Bier, Wein und hochwertigen Spirituosen auch nichtalkoholische Getränke an.

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Layout/Konfiguration der Tagungsräume

• Blocktafel und Karre-Form: Geeignet für interaktive Diskussionen und Meetings, bei denen sich die Teilnehmer Notizen machen, für bis zu 25 Personen. Viele Hotels verfügen über elegante Sitzungssäle für 10 bis 20 Personen, die mit kompletter Audio-/Videotechnik, Tafel, Pinboard und Flipchart ausgestattet sind.
• E-förmig, U-förmig und T-förmig: Geeignet für Gruppen von bis zu 40 Personen. Sie eignen sich am besten für die Interaktion mit einem am Kopf sitzenden Tagungsleiter. Die Audio-/Videotechnik befindet sich normalerweise am offenen Ende der Sitzanordnung.
• Oval und kreisförmig: Werden normalerweise für Mahlzeiten und kleinere Gruppengespräche genutzt. Ein runder Tisch mit ca. 1,50 Metern Durchmesser bietet acht Personen bequem Platz, während an einem runden Tisch mit einem Durchmesser von ca. 1,80 m zehn Personen Platz finden.
• Reihen: Geeignet für größere Meetings und kurze Vorträge, bei denen nicht viele Notizen gemacht werden müssen. Diese Konfiguration ist ideal, wenn danach kleinere Gruppen für Diskussionen oder Rollenspiele gebildet werden sollen, da sich die Stühle problemlos bewegen und umstellen lassen..
• Parlamentarisch: Die ideale Anordnung für mittlere bis große Vorträge. Eine derartige Konfiguration erfordert einen relativ großen Raum. Die Tische bieten den Teilnehmern Platz für ihre Unterlagen und Notizen.

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Audio-/Videotechnik

• Achten Sie auf Faktoren, die die Qualität der AV-Präsentation unmittelbar beeinträchtigen können: Deckenhöhe, Wände, Böden, Hindernisse, Fenster, Beleuchtung, Spiegel, Türen, Klimaanlage, Notausgänge.
• Bitten Sie den Vertreter des AV-Unternehmens, den Raum gemeinsam mit Ihnen zu begehen. Er kann Ihnen am besten erklären, wie Sie den Veranstaltungsraum optimal nutzen.
• Klären Sie den AV-Bedarf mit den Rednern/Referenten ab. Planen Sie für kleinere Gruppen einen Projektor, eine Leinwand und Flipchart ein. Meistens nutzen die Redner leistungsstarke Overhead-Projektoren. Klären Sie die Verfügbarkeit und Kosten dieser Geräte.
• Bedenken Sie, dass nicht alle Räume mit Audiotechnik ausgestattet sind und dass diese nicht für alle Veranstaltungen benötigt wird. Legen Sie fest, welche Räume Audiotechnik benötigen und welche mit den vorhandenen Systemen genutzt werden können.
• Bedenken Sie, dass die Leinwandhöhe normalerweise der Entfernung zwischen Leinwand und Rückwand geteilt durch 8 entsprechen sollte. Der Mindestabstand zwischen Leinwand und Stühlen sollte das 1,5fache der Leinwandhöhe betragen. Die Deckenhöhe sollte mindestens ca. 3 m betragen. Bitten Sie Ihren AV-Techniker um Rat.

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Verhandeln

Das beste Angebot aushandeln

• Terminieren Sie die Verhandlungen frühzeitig, am besten mindestens sechs Monate vor dem geplanten Veranstaltungstermin.
• Legen Sie vor Verhandlungsbeginn die Prioritäten fest. 
• Fragen Sie nach Hochsaison, Nebensaison und Zwischensaison des Veranstaltungsortes sowie nach den Wochentagen, an denen Ihre Veranstaltung bevorzugt gebucht würde. Ist Ihr Veranstaltungstermin flexibel, können Sie eventuell auf einen Zeitpunkt ausweichen, an dem sich Ihre Vorstellungen besser realisieren lassen.
• Bedenken Sie, dass Upgrades und spezielle Leistungen ebenso wichtig sein können wie Kosteneinsparungen. So kann es beispielsweise wichtiger sein, VIPs oder Sondergäste zum Gruppentarif auf Executive-Level-Zimmer upzugraden, anstatt einen höheren Nachlass vom Gruppentarif auszuhandeln.

Mehrwert für Ihre Veranstaltung

• Planen Sie Ihre Veranstaltung in einer für das Hotel eher ruhigen Zeit wie beispielsweise den Schulferien.
• Legen Sie Ihren Veranstaltungstermin in eine Lücke im Zeitplan des Hotels, z.B. zwischen zwei andere Meetings oder wenn eine andere Buchung storniert bzw. die Teilnehmerzahl reduziert wurde.
• Legen Sie Ankunft und Abreise wenn möglich auf Wochentage, an denen die Belegungsraten normalerweise niedriger sind (Donnerstag, Freitag und Sonntag).
• Wählen Sie ein Hotel, das nach einer Modernisierung oder der Übernahme durch neue Besitzer wieder eröffnet wird. Probieren Sie ein neues Hotel aus, denn diese bieten oftmals Sonderpreise, um Gäste zu gewinnen. (Anmerkung: Sorgen Sie dafür, dass im Vertrag alle Eventualitäten, wie z.B. unvollständige Modernisierungsarbeiten oder verspätete Eröffnung, entsprechend geregelt werden.)

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Verträge

• Wenn Sie einen Veranstaltungsraum für eine geschäftliche Veranstaltung buchen, lassen Sie alle damit zusammenhängenden Verträge vom Reiseverantwortlichen, der Einkaufs- oder Rechtsabteilung oder einem externen Rechtsberater Ihres Unternehmens prüfen. Bitte bedenken Sie die eventuelle juristische Verbindlichkeit auch nicht schriftlich fixierter Zusagen.
• Bitten Sie um Vorlage eines Standardvertrages des Veranstaltungsortes und notieren Sie sich Dinge wie Kaution, Zahlung, sowie Ausfall-, Kündigungs- und Stornierungsbestimmungen. Handeln Sie einen endgültigen Vertrag aus, der die Standardformulierungen des Veranstaltungsortes genauso berücksichtigt wie Ihre eigenen Geschäftsbedingungen sowie die ausgehandelten Vereinbarungen.
• Stellen Sie sicher, dass ein verbindlicher Vertrag vorliegt. Zur Durchsetzungsfähigkeit muss ein Vertrag konkrete Bedingungen enthalten, von beiden Seiten angenommen und von Personen mit Vertragsvollmacht unterzeichnet werden.
• Prüfen Sie, ob zusätzliche Kosten durch Ausfälle oder Mindereinnahmen entstehen können. Ausfallgebühren können bei Übernachtungsbuchungen und Veranstaltungen mit Verpflegung anfallen. So kann ein Konferenzveranstaltungsort, der Raum für Ihr Meeting bereitstellt, eine finanzielle Entschädigung fordern, wenn Ihre Gäste weniger als erwartet konsumieren.
• Achten Sie auf Kündigungsklauseln, die oftmals als "Höhere Gewalt" bezeichnet werden und Anwendung finden, wenn eine Veranstaltung aufgrund eines Ereignisses nicht stattfinden kann, das weder im Einflussbereich des Veranstaltungsortes noch der Teilnehmergruppe liegt. Normalerweise werden in einem solchen Fall von keiner der beiden Parteien Strafzahlungen fällig.

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Vorbereitung auf unerwartete Situationen

• Versenden Sie Ihre Zimmerbelegungsliste rechtzeitig, am besten sieben bis 30 Tage vor Ankunft.
• Informieren Sie Ihre Gäste über die Lage und die Einrichtungen des Hotels.
• Senden Sie das präzise Anforderungsprofil für Ihre Veranstaltung zwei bis vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn an das Hotel. Führen Sie dabei jeden einzelnen Veranstaltungsbestandteil tage- und stundenweise auf.
• Vergessen Sie nicht, Tagungssekretariat, Pressezimmer und einen Vorbereitungsraum für die Referenten einzuplanen bzw. zu reservieren. Treffen Sie Vorbereitungen für alle Aktivitäten mit Verpflegungsservice und alle außerhalb des eigentlichen Veranstaltungsortes stattfindenden Events. Fügen sie Anweisungen für die Inrechnungstellung und Listen der VIPs bei, für die kostenlose Zimmer bereitgestellt werden sollen.
• Prüfen Sie die "Event Orders" (EOs) und "Banquet Event Orders" (BEOs) des Hotels. Vergleichen Sie sie mit Ihrem Anforderungsprofil und informieren Sie das Hotel unverzüglich über etwaige Änderungen bzw. Ihre Genehmigung.
• Halten Sie 24 bis 48 Stunden vor Veranstaltungsbeginn eine Vorbesprechung ab, um die mit der Veranstaltung verbundenen Erwartungen und den Ablauf noch einmal zu besprechen und Ihre Ansprechpartner für eventuell auftretende Probleme kennenzulernen.
• Gehen Sie niemals davon aus, dass eine Bitte erfüllt wurde - fragen Sie grundsätzlich nach.
• Arbeiten Sie mit dem Hotel zusammen, um in letzter Minute auftretende Änderungen zu bewältigen.
• Täglich zu erledigende Aufgaben:

1. Erstellen Sie jeden Morgen als erstes eine Liste aller belegten Räume sowie eine Liste der nicht erschienenen Gäste bzw. der Stornierungen.
2. Treffen Sie sich am Vormittag und am Nachmittag mit Ihrem Ansprechpartner im Hotel, um etwaige Änderungen im Programm oder der Anzahl der an den Mahlzeiten teilnehmenden Personen zu besprechen.
3. Planen Sie jeden Nachmittag Zeit für ein Treffen mit der Buchhaltung ein, um die Rechnungen des Vortages zu prüfen und die Richtigkeit der Abrechnungen zu kontrollieren.

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Nachbearbeitung

• Halten Sie mit denselben Personen, die auch an der Vorbesprechung teilgenommen haben, eine Nachbesprechung ab. Stellen Sie fest, was gut gelaufen ist und was nicht. Prüfen Sie die Rechnungen und bitten Sie für den Veranstaltungsort Verantwortlichen um umgehendes Feedback.
• Bitten Sie Ihre Teilnehmer um Feedback zu Inhalt und Format des Programms, zum Veranstaltungsort, den Rednern, dem Catering und sonstigen speziellen Aktivitäten.
• Führen Sie Auswertungen unmittelbar nach der Veranstaltung durch, wenn die Eindrücke noch frisch sind und Ihre Mitarbeiter die entsprechenden Informationen sammeln können.  Ansonsten versenden Sie Umfragen und Bewertungen zur Veranstaltung so, dass sie nach der Rückkehr der Teilnehmer auf deren Schreibtischen liegen.
• Bitten Sie den Tagungsverantwortlichen um Feedback. Stellen Sie fest, ob die Veranstaltungsziele erreicht wurden. Bewerten Sie die finanziellen Auswirkungen der Veranstaltung. Legen Sie die nächsten Schritte fest. Nutzen Sie unter Umständen ein offizielles Messinstrument, um den Erfolg der Veranstaltung zu bewerten:

1. Berücksichtigen Sie besondere Ziele individueller Veranstaltungen.
2. Testen Sie Teilnehmer vor und nach Schulungen, um festzustellen, was sie gelernt haben.
3. Stellen Sie Informationen zum Veranstaltungserfolg zusammen und leiten Sie sie an die Geschäftsleitung bzw. den Tagungsverantwortlichen weiter.

• Erstellen Sie einen Veranstaltungsbericht zur Dokumentation und zur Weitergabe an die Geschäftsleitung.
• Bewahren Sie Verträge für zukünftige Veranstaltungen auf.
• Versenden Sie Dankesschreiben an Mitarbeiter, Redner, das Hotelpersonal und andere Lieferanten.

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